De flesta företagare tänker på gåvokort/presentkort som en enkel produkt bland andra – något kunden köper istället för en vanlig vara. Ekonomiskt sett är det något helt annat: en form av räntefri förskottsfinansiering, med en redovisningsmässig särart och en inbyggd vinstmarginal som få pratar om öppet. Här är vad som faktiskt händer, ekonomiskt och bokföringsmässigt, när ett företag säljer ett presentkort.
Gåvokort/presentkort är populärt bland företag att visa sina anställda uppskattning, just för att mottagaren själv får välja vad gåvan ska bli. Det gör det enkelt att ge något som verkligen känns personligt och uppskattat, utan att behöva gissa sig till rätt present. De är med andra ord en både ett bra köp och en bra vara att sälja. Här reder vi ut varför.
Ett räntefritt lån från kunden
När en kund köper ett gåvokort/presentkort får företaget in pengar direkt, medan varan eller tjänsten levereras – om kortet används– först vid ett senare, obestämt tillfälle. Ur ett kassaflödesperspektiv är det identiskt med att låna pengar räntefritt av sina kunder: likviditeten stärks omedelbart, utan att företaget behöver leverera något i utbyte förrän kortet löses in. För säsongsberoende verksamheter, som spa, restauranger och upplevelseföretag, är julhandelns presentkortsförsäljning ofta ett sätt att stärka kassan under en period när den egentliga tjänsten kanske inte efterfrågas alls.
Bokföringen: en skuld, inte en intäkt
Det är också här den vanligaste missuppfattningen uppstår. Pengarna som kommer in vid försäljning av ett presentkort är inte en intäkt – det är en skuld. Så länge kortet inte är inlöst har företaget tagit emot ett förskott från en framtida kund, och beloppet bokförs som en skuld, normalt på konto 2421 ”Ej inlösta presentkort” enligt BAS-kontoplanen. Intäkten uppstår först när kunden faktiskt handlar för presentkortet och skulden till innehavaren samtidigt upphör. Ett företag som redovisar presentkortsförsäljning som intäkt direkt vid köpet redovisar alltså fel – och riskerar att övervärdera sin lönsamhet under den period kortet säljs.
Momsen kan styras beroende på hur kortet är utformat
En mindre känd men praktiskt viktig detalj är att momshanteringen skiljer sig åt beroende på typ av gåvokort/presentkort. För ett så kallat enfunktions-voucher – där det redan vid försäljningen är klart exakt vilken momssats som kommer att gälla för det som köps – inträder momsskyldigheten redan vid försäljningstillfället. För ett flerfunktions-voucher, där kunden kan använda kortet mot varor eller tjänster med olika momssatser (till exempel ett gåvokort/presentkort som gäller generellt i en butik med både 25- och 12-procentiga varor), ska utställaren inte redovisa någon moms alls vid försäljningen – momsen redovisas i stället av den som faktiskt levererar varan eller tjänsten när kortet löses in. Det innebär att rätt utformat presentkort kan skjuta upp momsredovisningen till inlösentillfället, vilket är en reell likviditetsfördel för företaget under tiden pengarna ligger obundna.
Oinlösta presentkort: den tysta vinstmarginalen
Det som gör gåvokort/presentkort ekonomiskt intressanta utöver kassaflödet är att en del av dem aldrig löses in – och den andelen blir i praktiken ren vinst för företaget. Konkreta svenska exempel ger en bild av hur stort detta kan vara: ett spa i Uppsala rapporterar att omkring 10 procent av sålda presentkort aldrig löses in, vid köpcentret Grand Samarkand i Växjö handlar det om 3–5 procent av värdet varje år, och för Växjö Citys gemensamma gåvokort/presentkort är siffran så hög som 11 procent. I kronor räknat kan det bli betydande belopp: med en presentkortsomsättning på åtta miljoner kronor motsvarar det cirka 400 000 kronor om året som handlarna får in utan att någonsin leverera en vara. Guldkortet i Kalmar uppges tappa bort 351 000 kronor årligen på samma sätt. En beräkning från Norges Handelshögskola från 2013 uppskattade att den norska handeln som helhet tjänade omkring 2,5 miljarder norska kronor per år på just outnyttjade presentkort – en illustration av hur stor den här ”tysta” marginalen kan vara i aggregerad form.
Hur länge gäller ett kort – och när blir pengarna verkligen dina?
Det finns ingen lagstadgad minimitid för hur länge ett presentkort måste gälla i Sverige – företaget bestämmer själv giltighetstiden. Anges ingen giltighetstid alls gäller enligt praxis den allmänna preskriptionstiden på tio år, vilket också är den nivå Konsumentverket och Svensk Handel kommit överens om som rekommendation. I praktiken sätter många företag betydligt kortare giltighetstider – i en genomgång av 100 företag hade 27 stycken en giltighetstid på tre år. Redovisningsmässigt ska dock oinlösta presentkort inte intäktsföras förrän efter preskriptionstidens tio år har löpt ut, oavsett vilken giltighetstid som angetts på själva kortet – fram tills dess ska beloppet fortsatt hanteras som en skuld i bokföringen. Det är en viktig distinktion: att ett presentkort ”gått ut” enligt villkoren gör inte automatiskt pengarna till en bokföringsbar intäkt.
Riskerna en företagare bör ha koll på
Gåvokort/presentkort är inte en riskfri finansieringsform. Så länge pengarna redovisas som en skuld representerar utestående presentkort en verklig fordran som kunderna har på företaget – går företaget i konkurs innan korten är inlösta blir korthavarna i praktiken oprioriterade fordringsägare, med små utsikter att få pengarna tillbaka. Det har uppmärksammats i flera uppmärksammade konkurser där kunder blivit sittande med värdelösa presentkort. Det finns också ett anseenderisk i att aktivt räkna med breakage som affärsmodell – att som företagare synligt ”hoppas” på att kunder glömmer bort sina kort riskerar att uppfattas illa, även om det ekonomiskt sker passivt snarare än genom aktiv styrning.
Kort summerat
Gåvokort/presentkort är, rätt hanterade, en legitim och användbar del av ett företags finansiering: de ger tillfällig likviditet utan ränta, kan under vissa förutsättningar skjuta upp momsredovisningen, och genererar en påvisbar, om än oförutsägbar, marginal genom att en andel av värdet aldrig löses in. Men det är ingen affärsmodell i sig – det är ett kompletterande verktyg som kräver noggrann bokföring, tydliga villkor och en förståelse för att pengarna, ur redovisningssynpunkt, förblir kundens tillgång betydligt längre än många företagare tror.